Automatyczna wysyłka e-mail

Wstęp

Wysyłka e-maili stanowi kluczowy kanał komunikacji w Comarch e-Sklep. Dzięki niej możemy budować relację z klientem co pozwoli na wzrost naszych przychodów oraz jego zadowolenia. To dzięki e-mailom, klient otrzymuje potwierdzenie złożenia zamówienia, zapisania się do newslettera, otrzymania rabatu oraz wiele innych informacji. W przypadku dużej liczby klientów wysyłka e-mailów staje się czasochłonna. Na ratunek przychodzi automatyzacja i skorzystanie z narzędzi marketing automation SALESmanago lub Edrone.

Zastosowanie

Automatyczna wysyłka e-mailów odbywa się w przypadku wystąpienia ściśle określonych warunków. Warunki mogą być wypełnione przez działania użytkowników Comarch e-Sklepu, administratora e-sklepu lub osoby korzystającej z systemu ERP. Po tym jak osoba wykona daną akcję wtedy zachodzi automatyczna wysyłka e-maila. Przykładowo kiedy kontrahent na zamówieniu naciśnie przycisk „zamówienie z obowiązkiem zapłaty” wtedy na jego skrzynkę pocztową zostanie wysłany e-mail z informacją o zamówieniu (nr. zamówienia, zakupiony przedmiot, cena itp.).

Kto może używać tej opcji

Automatyczna wysyłka e-maili jest możliwa bez względu na posiadaną wersję Comarch e-Sklep. Należy pamiętać, że wysyłka niektórych e-maili może wystąpić w przypadku korzystania z wybranego systemu ERP. Przykładowo wiadomość Zatwierdzanie zamówienia zostanie wysłane tylko w przypadku wykonanie takiej akcji w systemie ERP Altum.

Konfiguracja wysyłki e-mail

W Comarch e-Sklep nie trzeba konfigurować automatycznej wysyłki e-maili. Wraz z rozpoczęciem działania Comarch e-Sklep oraz konfiguracji konta e-mail automatyczna wysyłka e-maili jest gotowa do użycia.

Opis e-maili oraz warunków wysyłania

W dalszej części zostały opisane:

Zamówienia

Złożenie zamówienia – Informuje o złożeniu zamówienia na dany produkt/produkty przez klienta. Wysyłka e-maila występuje w chwili kliknięcia przez klienta przycisku zamówienia z obowiązkiem zapłaty. Informuje klienta o numerze i  statusie złożonego zamówienia. Jeżeli włączona jest opcja potwierdzenie zamówienia, w e-mailu zostanie przesłany link, w celu weryfikacji złożonego zamówienia. Dodatkowo przesyłany jest link do szczegółów zamówienia dla klientów zalogowany/niezalogowanych. Zostaje przesłane na e-mail konfiguracyjny oraz e-mail klienta (istnieje możliwość wysyłki do opiekuna klienta). Lista dostępnych obiektów:

Zamówienie potwierdzone przez klienta – Informuje o zmianie statusu zamówienia na potwierdzone. E-mail zostaje wysłany po tym jak klient potwierdzi zamówienie poprzez kliknięcie w link w e-mail złożenie zamówienia. Opcję potwierdzania zamówienia przez kliknięcie w link można włączyć w panelu administracyjnym w Ustawienia/Ustawienia sklepu/Zamówienia/Ustawienia zamówień a następnie Potwierdzenie zamówienia. Dodatkowo przesyłany jest link do szczegółów zamówienia dla klientów zalogowanych/niezalogowanych. Domyślnie e-mail zostaje przesłany na e-mail konfiguracyjny oraz do klienta. Lista dostępnych obiektów:

Zamówienie potwierdzone przez sklep – Informuje o zmianie statusu zamówienia na potwierdzone przez sklep. Wiadomość przesyłana jest, kiedy administrator Comarch e-Sklep potwierdzi w systemie ERP rezerwację odbiorcy oraz dokona synchronizacji. Dodatkowo przesyłany jest link do szczegółów zamówienia dla klientów zalogowanych/niezalogowanych. Domyślnie e-mail zostaje przesłany tylko do klienta. Lista dostępnych obiektów:

Zamówienie zrealizowane – informuje o zmianie statusu zamówienia na zrealizowane. Wiadomość przesyłana jest kiedy administrator Comarch e-Sklep przekształci rezerwację odbiorcy do faktury sprzedaży. Dodatkowo informuje o dodanych punktach do programu lojalnościowego. Dodatkowo przesyłany jest link do szczegółów zamówienia dla klientów zalogowanych/niezalogowanych. Domyślnie e-mail zostaje przesłany tylko do klienta. Lista dostępnych obiektów:

Zamówienie anulowane – informuje o zmianie statusu zamówienia na anulowane. Zostaje wysłane kiedy klient albo administrator Comarch e-Sklep anuluje złożone zamówienie. Domyślnie e-mail zostaje przesłany na e-mail konfiguracyjny oraz do klienta. Dodatkowo przesyłany jest link do szczegółów zamówienia dla klientów zalogowanych/niezalogowanych. Lista dostępnych obiektów:

Zamówienie zapłacone płatność online lub ratalna – informuje o zmianie statusu zamówienia na zapłacone. E-mail zostaje wysłany po akceptacji płatności online lub ratalnej przez wybrany system płatności oraz otrzymanej przez Comarch e-Sklep tej informacji. Dodatkowo przesyłany jest link do szczegółów zamówienia dla klientów zalogowanych/niezalogowanych. Domyślnie e-mail zostaje przesłany tylko do klienta. Lista dostępnych obiektów:

Dodanie Listu przewozowego – informuje o zmianie statusu zamówienia oraz numerze listu przewozowego. W wiadomości znajduje się również nazwa kuriera. Wiadomość zostaje wysłana po dodaniu numeru listu przewozowego w systemie ERP. Dodatkowo przesyłany jest link do szczegółów zamówienia dla klientów zalogowany/niezalogowanych. Domyślnie e-mail zostaje przesłany tylko do klienta. Lista dostępnych obiektów:

Dodanie Faktury – informuje klienta o tym, że na jego koncie dostępna jest faktura do zamówienia. Wiadomość zostaje wysłana po skonfigurowaniu faktur elektronicznych w Comarch ERP, wystawienia takiej faktury do zamówienia oraz przesłania do Comarch e-Sklep. W mailu, w zależności od dodanego w systemie ERP do zamówienia dokumentu, pojawi się bardziej szczegółowa informacja o rodzaju tego dokumentu:faktura, faktura pro forma lub faktura korygująca. Dodatkowo przesyłany jest link do szczegółów zamówienia dla klientów zalogowany/niezalogowanych. Domyślnie e-mail zostaje przesłany tylko do klienta. Lista dostępnych obiektów:

Informacja o zamówieniu do punktu odbioru osobistego – informuje klienta o tym, że wybrał opcję odbioru osobistego w punkcie. E-mail zawiera informację o wybranym punkcie odbioru osobistego. Zostaje wysłany w momencie złożenia zamówienia. Domyślnie e-mail zostaje przesłany tylko do klienta. Lista dostępnych obiektów:

Potwierdzenie złożenia reklamacji – informuje (klienta oraz właściciela sklepu) o złożeniu reklamacji do zrealizowane zamówienia. Wiadomość zostaje wysłana po złożeniu reklamacji w profilu klienta. Domyślnie e-mail zostaje przesłane na e-mail konfiguracyjny oraz do klienta. Lista dostępnych obiektów:

Zmiana statusu reklamacji – informuje o zmianie statusu reklamacji. Może być w trakcie rozpatrywania, uznano, odrzucono, anulowano. Wysyłka następuje w momencie zmiany dokonanej przez administratora Comarch e-Sklep. Domyślnie e-mail zostaje przesłane na e-mail konfiguracyjny oraz do klienta. Lista dostępnych obiektów:

Zamówienie z ERP – informuje o złożeniu zamówienia w systemie ERP (funkcjonalność dostępna tylko przy połączeniu z system ERP Altum). Wysyłka jest przeprowadzana w momencie utworzenia zamówienia w systemie ERP oraz synchronizacji. Domyślnie e-mail zostaje przesłany tylko do klienta. Lista dostępnych obiektów:

Rozpoczęcie edycji – informuje o rozpoczęciu edycji zamówienia przez klienta. Ta funkcjonalność dostępna jest tylko w szablonie Szafir dla sklepów B2B. E-mail zostaje wysłany w momencie rozpoczęcia edycji zamówienia. Domyślnie e-mail zostaje przesłany tylko do klienta. Lista dostępnych obiektów:

Zatwierdzenie zamówienia – wiadomość przesyła informację z prośba o zatwierdzenie zamówienia do klienta. Zachodzi, kiedy operator zmienia/edytuje zamówienie (z poziomu systemu ERP Altum) i wysyła klientowi do potwierdzenia. Domyślnie e-mail zostaje przesłany tylko do klienta. Lista dostępnych obiektów:

Przypomnienie o zakupach – w sytuacji, kiedy klient doda towar do przechowalni może ustalić datę przypomnienia. E-mail zostaje wysłany w dzień, na który zostało ustalone przypomnienie. Wiadomość informuje o przedmiotach w przechowalni. Domyślnie e-mail zostaje przesłane na e-mail konfiguracyjny oraz do klienta. Funkcja przypomnij o zakupie działa tylko w przypadku szablonu Szafir. Lista dostępnych obiektów:

Przypomnienie o dokończeniu płatności online – w sytuacji, kiedy klient wybierze płatność online, ale nie dokona płatności, to zostanie przesłany mail z przypomnieniem. Dla zamówienia z płatnością online, które nie zostanie opłacone, po określonym czasie (domyślnie jest 24h) zostanie wysłany mail z przypomnieniem i z linkiem do dokończenia płatności. Domyślnie e-mail zostaje przesłany tylko do klienta. Konfiguracja czasu wysyłki przypomnienia znajduje się w Ustawienia sklepu/ Zamówienia. Lista dostępnych obiektów

Przypomnienie o wystawieniu opinii za zakupiony towar – po wybranym okresie czasu przesyłane jest przypomnienie o wystawieniu opinii za zakupiony towar.

Podział zamówienia – w sytuacji, kiedy zamówienie jest duże i wymaga podzielenia, do klienta wysłany zostaje mail o podziale.

Zamówienie wysłane – po wysłaniu zamówienia przez sprzedawcę, do odbiorcy zostaje przesłana informacja.

Przypomnienie o dokończeniu zamówienia (porzucone koszyki) – w sytuacji, kiedy klient nie dokończył zamówienia, zostaje przesłane przypomnienie.

Zestawienie wszystkich statusów zamówień oraz wysyłanych wraz z ich zmianą maili zaprezentowano w artykule Statusy zamówienia

Zapytanie o koszt dostawy, Zapytanie o cenę towaru

Rabaty

Kupon rabatowy – e-mail informuje, że klientowi został przyznany kupon rabatowy, który obowiązuje w określonym czasie. Wiadomość zostaje przesłana, kiedy administrator Comarch e-Sklepu z panelu administracyjnego utworzy kupon rabatowy (dla wybranych kontrahentów) i wyśle powiadomienie o nim klientowi. Domyślnie e-mail zostaje przesłany tylko do klienta. Lista dostępnych obiektów:

Rabat dla stałego klienta – e-mail informuje, że klientowi został przyznany rabat dla stałego klienta, który obowiązuje w określonym czasie. Wiadomość zostaje przesłana, kiedy administrator Comarch e-Sklepu z panelu administracyjnego utworzy ten typ rabatu. Domyślnie e-mail zostaje przesłany tylko do klienta. Lista dostępnych obiektów:

Kupon rabatowy na darmową dostawę – e-mail informuje, że klientowi został przyznany kupon rabatowy na darmową dostawę, który obowiązuje w określonym czasie. Wiadomość zostaje przesłana, kiedy administrator Comarch e-Sklepu z panelu administracyjnego utworzy kupon rabatowy (na darmową dostawę) i wyśle powiadomienie o nim klientowi. Domyślnie e-mail zostaje przesłany tylko do klienta. Lista dostępnych obiektów:

Klienci

Założenia konta (przez klienta) – e-mail informuje, że klient założył w Comarch e-Sklep konto. Dodatkowo jeżeli jest włączona podwójna weryfikacja (klient musi kliknąć w link, aby potwierdzić  założenie konta) to również w treści otrzyma link aktywacyjny. Wiadomość zostaje przesłana, w momencie kliknięcia przycisku załóż konto. Domyślnie e-mail zostaje przesłany tylko do klienta. Lista dostępnych obiektów:

Założenia konta przez sklep – e-mail informuje, że administrator Comarch e-Sklep założył konto klientowi. W treści jest przesyłany link do utworzenia hasła. Wiadomość zostaje przesłana, w momencie założenie konta klienta przez administratora w panelu administracyjnym w zakładce Klienci/Twoi klienci. Domyślnie e-mail zostaje przesłany tylko do klienta. Lista dostępnych obiektów:

Konto potwierdzone – e-mail przesyła informację, że administrator Comarch e-Sklep aktywował konto klienta, ale oczekuje ono jeszcze na potwierdzenie (opcja w panelu administracyjnym Ustawienia/Ustawienia sklepu/Klienci). Wiadomość zostaje przesłana w momencie aktywacji konta klienta w panelu administracyjnym w zakładce Kontrahenci. Domyślnie e-mail zostaje przesłane na e-mail konfiguracyjny oraz do klienta. Lista dostępnych obiektów:

Stan konta (aktywne, zablokowane) – wiadomość informuje o zmianie statusu konto klienta. W e-mail przesłana jest informacja, że konto klienta zmieniło status na aktywne albo zablokowane. Wiadomość zostaje przesłana, w momencie aktywacji albo zablokowania konta klienta w panelu administracyjnym przez administratora Comarch e-Sklepu. Domyślnie e-mail zostaje przesłane na e-mail konfiguracyjny oraz do klienta. Lista dostępnych obiektów:

Zmiana adresu e-mail – wiadomość informuje o zmianie adresu e-mail klienta. W e-mailu przesyłana jest informacja, że e-mail przypisany konta uległ zmianie wraz z nowym adresem e-mail.  Wiadomość zostaje przesłana, w momencie zmiany e-maila w profilu klienta albo panelu administracyjnym przez administratora Comarch e-Sklepu. Domyślnie e-mail zostaje przesłany tylko do klienta. Lista dostępnych obiektów:

Program lojalnościowy – wiadomość informuje o zwiększeniu liczby punków lojalnościowych w Comarch e-Sklep. Wiadomość zostaje przesłana, w momencie zmiany liczby punktów lojalnościowych. Domyślnie e-mail zostaje przesłany tylko do klienta. Lista dostępnych obiektów:

Przypomnienie hasła – wiadomość informuje o zmianie hasła użytkownika. W e-mailu przesyłana jest informacja o zmianie hasła wraz z linkiem służącym do resetu. Wiadomość zostaje przesłana, w momencie użycia funkcji „nie pamiętasz hasła” przez użytkownika. Domyślnie e-mail zostaje przesłany tylko do klienta. Lista dostępnych obiektów:

Reset hasła przez sklep – wiadomość informuje o resecie hasła wykonanym przez administratora Comarch e-Sklep. W e-mailu przesyłana jest informacja o zmianie hasła wraz z linkiem służącym do resetu. Wiadomość zostaje przesłana, w momencie użycia funkcji „generuj nowe hasło dla użytkownika”. Domyślnie e-mail zostaje przesłany tylko do klienta. Lista dostępnych obiektów:

Subskrybenci (newsletter)

Zapis do newslettera – wiadomość informuje o aktywacji subskrypcji newslettera. W e-mailu przesyłany jest link aktywacyjny. Po jego kliknięciu użytkownik zostanie zapisany do newslettera. Wiadomość zostaje przesłana, w momencie pozostania e-maila i potwierdzenia chęci zapisu do newslettera w Comarch e-Sklep. Domyślnie e-mail zostaje przesłany tylko do klienta. Lista dostępnych obiektów:

Zapis do newslettera przez sklep – wiadomość informuje o zaproszeniu do subskrypcji newslettera. W e-mailu przesyłany jest link aktywacyjny. Po jego kliknięciu użytkownik zostanie zapisany do newslettera. Wiadomość zostaje przesłana, w momencie zapisu użytkownika do newslettera przez administratora Comarch e-Sklep. Domyślnie e-mail zostaje przesłany tylko do klienta. Lista dostępnych obiektów:

Wypisanie z newslettera przez sklep – wiadomość informuje o wypisaniu z subskrypcji newslettera. W e-mailu przesyłany jest informacja o wypisaniu z newslettera przez obsługę sklepu. Wiadomość zostaje przesłana, w momencie  wypisania z newslettera użytkownika przez administratora Comarch e-Sklep. Domyślnie e-mail zostaje przesłany tylko do klienta. Lista dostępnych obiektów:

Kontakt

Zapytanie ze strony kontakt – wiadomość o przesłaniu zapytania przez użytkownika. W e-mailu przesyłany jest e-mail, temat, treść wiadomości oraz numer telefonu klienta. Wiadomość zostaje przesłana, w momencie  wysłania wiadomości przez stronę kontakt. Domyślnie e-mail zostaje przesłany tylko do administratora sklepu. Dodatkowo istnieje możliwość skonfigurowania działów w Comarch e-Sklep. W takim wypadku mail zostanie przesłany na mail odpowiedniego działu lub do kliku działów.

Maile działów dodasz w panelu administracyjnym Ustawienia/Treści formalne/ Wysyłka e-mail i SMS, sekcji Kontakt, kafel Zapytanie ze strony kontakt,  następnie przejść do zakładki Adresy e-mail działów.

Lista dostępnych obiektów:

Zapytanie o towar – wiadomość przesyła informację o zapytaniu przez Klienta o towar. W e-mailu przesyłany jest nazwa firmy, e-mail użytkownika, nazwa towaru, kod towaru, numer telefonu (jeśli został uzupełniony na formularzu) oraz treść pytania. Wiadomość zostaje przesłana w momencie wysłania zapytania przez użytkownika o dany towar. Domyślnie e-mail zostaje przesłany tylko do administratora sklepu. Dodatkowo można przesłać wiadomość do opiekuna towaru. Lista dostępnych obiektów:

Powiadom znajomego o towarze – wiadomość przesyła informację o towarze do znajomego. W e-mailu przesyłany jest e-mail polecającego, e-mail znajomego, treść wiadomości oraz informacje o towarze. Wiadomość zostaje wysłana, po uzupełnieniu formularza poleć towar, dostępnego na szczegółach towaru w Comarch e-Sklep. Domyślnie e-mail zostaje przesłany tylko do znajomego. Lista dostępnych obiektów:

Lista zmiennych dla obiektów

Do każdej wiadomości e-mail możemy użyć innych makr, które prezentują inne informacje. Przykładowo, kiedy naszą wiadomość z podziękowaniem za złożenie zamówienia chcemy spersonalizować, możemy w tytule odwołać się do imienia klienta, który zamówił towar. W tym celu należy dodać w treści szablonu {{ Customer.Name }}. Lista dostępnych makr jest poszeregowana względem obiektów (przykładowo nazwa klienta jest w obiekcie {{ Customer }}). W danej wiadomości możemy skorzystać z ograniczonej liczby makr, które są przypisane do obiektów (wskazane w każdej wiadomości w artykule). Makra konstruuje się w postaci {{ NAZWAOBIEKTU.NAZWAZMIENNEJ }}

Lista przykładowych zmiennych dla obiektu Config {{Config}}

Lista przykładowych zmiennych dla obiektu zamówienie {{Order}}

Lista przykładowych zmiennych dotyczące obiektu klient {{Customer}})

Lista przykładowych zmiennych dotyczące obiektu reklamacja {{Complaint}}

Lista przykładowych zmiennych dotyczące obiektu wiadomość {{Message}}

Lista przykładowych zmiennych dotyczące obiektu zapytania o cenę {{Question}}

Lista przykładowych zmiennych dotyczące obiektu kod rabatowy {{Coupon}}

Lista przykładowych zmiennych dotyczące obiektu reklamacja {{Discount}}

Lista przykładowych zmiennych dotyczące obiektu program lojalnościowy {{Loyalty}}

Lista przykładowych zmiennych dotyczące obiektu subskrybent {{Subscriber}}

Lista przykładowych zmiennych dotyczące obiektu temat (strona kontakt) {{Subject}}

Lista przykładowych zmiennych dotyczące obiektu reklamacja {{Friend}}

Lista przykładowych zmiennych dotyczące produktu {{Product}}):